|
1. Chức năng:
Tham mưu giúp Giám đốc Thư viện thực hiện các công tác: xây dựng kế hoạch hoạt động, kế hoạch công tác hàng năm của thư viện; thực hiện các công việc thống kê, tổng hợp, cấp thẻ sử dụng thư viện, đánh giá hoạt động thư viện, hợp tác quốc tế về thư viện; các hoạt động nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tổ chức bộ máy, nhân sự, thực hiện chế độ chính sách đối với viên chức và người lao động, kế toán và các hoạt động quản trị nội bộ khác.
Tham mưu cho Giám đốc Thư viện Hà Nội xây dựng kế hoạch hoạt động trung hạn, ngắn hạn, hàng năm của thư viện cấp thành phố trình Sở Văn hóa và Thể thao phê duyệt.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn:
2.1. Công tác Hành chính
a. Công tác Hành chính
- Thực hiện công tác tổng hợp, xử lý thông tin, điều phối và tổng hợp tình hình hoạt động của Thư viện theo chương trình, kế hoạch công tác;
- Đôn đốc, tiếp nhận thông tin, báo cáo của các phòng chuyên môn nghiệp vụ; tổng hợp báo cáo tháng, sơ kết, tổng kết, định kỳ và đột xuất ;
- Quản trị, quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị và phương tiện làm việc của Thư viện;
- Trình Giám đốc ban hành, phát hành thông báo giao ban định kỳ của cơ quan, tổ chức và đôn đốc viên chức, Hợp đồng 111/2022/NĐ-CP và người lao động nghiêm chỉnh chấp hành nội quy, quy chế của Thư viện;
- Quản lý công tác văn thư, lưu trữ và con dấu, thực hiện quy trình văn bản đến và đi theo các quy định hiện hành của Nhà nước; Quản lý đất, hồ sơ quyền sử dụng đất của đơn vị, quản lý hồ sơ thiết kế kỹ thuật và theo dõi công trình kiến trúc, công trình phục vụ công cộng của đơn vị, đề xuất sửa chữa, bảo dưỡng công trình khi bị xuống cấp, hư hỏng;
- Lập kế hoạch mua sắm, nâng cấp, sửa chữa trang thiết bị, cơ sở hạ tầng; Thực hiện công tác kiểm tra, kiểm kê tài sản, trang thiết bị định kỳ hàng năm theo quy định; đảm bảo hệ thống điện thoại, điện, nước, phương tiện làm việc phục vụ hoạt động của đơn vị. Mua sắm, nhập, xuất vật tư, văn phòng phẩm phục vụ cho công tác chuyên môn, nghiệp vụ và các hoạt động khác của đơn vị theo quy định hiện hành của Nhà nước; Quản lý kho hành chính của đơn vị;
- Chuẩn bị cơ sở vật chất, hoạt động lễ tân, phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, sự kiện liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ của Thư viện;
- Quản lý và điều phối phương tiện ô tô phục vụ công tác;
- Thực hiện công tác vệ sinh môi trường, phòng chống dịch bệnh, chăm sóc sức khỏe cho viên chức, người lao động trong cơ quan;
b. Công tác an ninh, bảo vệ
- Tham mưu xây dựng nội quy, quy chế, phương án đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn trong phạm vi cơ quan;
- Thực hiện các kế hoạch, phương án, biện pháp bảo vệ an ninh trật tự và phòng chống cháy nổ trong phạm vi quản lý;
- Trông giữ xe và hướng dẫn bạn đọc, khách đến liên hệ công tác;
- Kiểm tra, kiểm soát người và phương tiện, tài sản ra vào theo đúng nội quy, quy định của tòa nhà Thư viện. Tài liệu, tài sản mang ra khỏi tòa nhà phải được sự đồng ý cho phép bằng văn bản của đơn vị quản lý tài sản hoặc phòng Hành chính;
- Quản lý và sử dụng thành thạo phương tiện, dụng cụ phục vụ cho công tác đảm bảo an toàn, an ninh, chữa cháy;
- Đôn đốc kiểm tra việc chấp hành các nội quy, quy chế của cơ quan, phát hiện và đề xuất biện pháp xử lý các hành vi vi phạm, đảm bảo công tác bảo vệ nội bộ;
- Phối hợp với chính quyền địa phương, cơ quan công an các cấp, các tổ chức xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh tự quản.
2.2. Công tác tổ chức cán bộ
- Quản lý tổ chức bộ máy, nhân sự, thực hiện chế độ chính sách đối với viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của thư viện theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý của Sở Văn hóa và Thể thao Hà Nội;
- Báo cáo định kỳ hoặc báo cáo đột xuất về tình hình hoạt động của thư viện với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện các thủ tục hợp đồng lao động, tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều chuyển, nghỉ hưu, cho thôi việc đối với viên chức, người lao động theo quy định của pháp luật và các văn bản có liên quan;
- Quản lý hồ sơ nội vụ và hồ sơ cán bộ; thực hiện quy trình quản lý nhân sự, bổ sung hồ sơ lý lịch hàng năm theo quy định;
- Giải quyết chính sách lao động tiền lương và những chế độ chính sách khác theo quy định của pháp luật;
- Xây dựng các đề án nhân sự đáp ứng yêu cầu hoạt động của Thư viện; Tổ chức, xây dựng và thực hiện công tác quy hoạch, đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, xây dựng các phương án về xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý; phối hợp với các phòng chuyên môn, nghiệp vụ xây dựng và thực hiện kế hoạch, chương trình đào tạo ngắn hạn, dài hạn ở trong và ngoài nước; thực hiện các thủ tục chế độ chính sách khi cử người đi học, đào tạo, bồi dưỡng kiến thức;
- Chủ trì, phối hợp và nghiên cứu, soạn thảo các nội quy, quy chế của cơ quan;
- Thường trực Hội đồng Thi đua, Khen thưởng, Hội đồng Kỷ luật, Hội đồng lương của đơn vị; thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật theo sự phân công của Ban Giám đốc.
2.3. Công tác kế hoạch - tài chính
- Xây dựng kế hoạch hoạt động phát triển trung hạn, ngắn hạn, hàng năm của thư viện cấp thành phố trình Ban Giám đốc Sở Văn hóa và Thể thao phê duyệt và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt;
- Tổng hợp xây dựng dự toán năm của đơn vị, lập dự toán các khoản ngoài định mức trình lãnh đạo đơn vị và các cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật. Phối hợp thực hiện các công tác có liên quan trong quá trình thanh quyết toán, giải trình với các cơ quan thanh tra, kiểm toán;
- Tổ chức xây dựng mức thu phí, lệ phí trình các cấp thẩm quyền xem xét phê duyệt;
- Phối hợp với các phòng chuyên môn thực hiện nhiệm vụ thu, chi ngân sách các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ và các hoạt động khác của cơ quan theo quy định hiện hành của Nhà nước;
- Thực hiện việc chi trả lương tháng, các chế độ, chính sách cho viên chức, người lao động theo quy định hiện hành của Nhà nước;
- Tổ chức ghi chép hạch toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ các nghiệp vụ kế toán phát sinh; thực hiện và báo cáo kết quả kiểm kê tài sản và đề xuất các biện pháp giải quyết;
- Quản lý quỹ tiền mặt của đơn vị; quản lý hồ sơ, chứng từ thanh quyết toán theo quy định hiện hành của Nhà nước;
- Lập và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán và quyết toán theo quy định hiện hành của Nhà nước;
- Kiểm soát chứng từ tạm ứng và thanh toán tạm ứng trình Giám đốc phê duyệt và tổ chức đôn đốc thu hồi các khoản tạm ứng đến thời hạn thanh toán;
- Cung cấp số liệu kế toán để phục vụ công tác lập kế hoạch, chiến lược và xây dựng các mức thu trên cơ sở các quy định hiện hành của Nhà nước về bảo mật thông tin.
2.4. Công tác cấp thẻ bạn đọc
Thực hiện xã hội hóa, vận động thu hút các tổ chức, cá nhân tham gia xây dựng, phát triển thư viện và văn hóa đọc theo quy định của pháp luật. Thực hiện việc cấp thẻ bạn đọc theo quy định của pháp luật.
2.5. Công tác hợp tác quốc tế và khai thác dịch vụ về thư viện
- Tham gia hợp tác quốc tế trong lĩnh vực thư viện, các hoạt động của các tổ chức quốc tế về thư viện; xây dựng và tiếp thu các dự án tài trợ tài nguyên thông tin, trang thiết bị thư viện và dự án đào tạo, bồi dưỡng người làm công tác thư viện do tổ chức nước ngoài tài trợ theo quy đinh của pháp luật;
- Khai thác có hiệu quả cơ sở vật chất đã được nhà nước đầu tư;
- Hoạt động khai thác dịch vụ của Thư viện phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của thư viện và quy định của pháp luật có liên quan nhằm đáp ứng nhu cầu học tập, tham quan, hưởng thụ văn hóa của công chúng hoặc của các tổ chức, cá nhân.
|