1. Chức năng:
Tham mưu giúp Giám đốc Trung Tâm Văn hóa và Thư viện Hà Nội thực hiện các công tác: xây dựng kế hoạch hoạt động, kế hoạch phát triển trung hạn, ngắn hạn, hàng năm, kế hoạch thực hiện nhiệm đột xuất; thực hiện các công việc thống kê, tổng hợp, đánh giá hoạt động của Trung tâm; cấp thẻ sử dụng thư viện, đánh giá hoạt động thư viện, hợp tác quốc tế; các hoạt động nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tổ chức bộ máy, nhân sự, thi đua khen thưởng, thực hiện chế độ chính sách đối với viên chức và người lao động, kế toán, quản lý cơ sở vật chất và các hoạt động quản trị nội bộ khác.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn:
2.1. Công tác Hành chính
- Tổng hợp, tham mưu xây dựng kế hoạch công tác hàng năm của Trung tâm trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và các kỳ cuộc, sự kiện trình Giám đốc Trung tâm.
- Thực hiện công tác thông tin, tổng hợp tình hình hoạt động của Trung tâm theo chương trình, kế hoạch công tác. Đôn đốc, tiếp nhận thông tin, báo cáo của các phòng chuyên môn nghiệp vụ. Tổng hợp báo cáo tháng, sơ kết, tổng kết, định kỳ và đột xuất. Tham mưu văn bản hành chính; Chuẩn bị báo cáo, tài liệu phục vụ các cuộc họp của cơ quan và Ban Giám đốc Trung tâm.
- Quản trị, quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị và phương tiện làm việc của Trung tâm.
- Trình Giám đốc ban hành, phát hành thông báo giao ban định kỳ, giao ban đột xuất của cơ quan.
- Tổ chức, đôn đốc, theo dõi, kiểm tra cán bộ, viên chức, Hợp đồng lao động theo Nghị định 111/2022/NĐ-CP và người lao động nghiêm chỉnh chấp hành nội quy, quy chế của Trung tâm.
- Quản lý công tác văn thư, lưu trữ và con dấu, thực hiện quy trình văn bản đến và đi theo các quy định hiện hành của Nhà nước; Quản lý đất, hồ sơ quyền sử dụng đất của đơn vị, quản lý hồ sơ thiết kế kỹ thuật và theo dõi công trình kiến trúc, công trình phục vụ công cộng của đơn vị, đề xuất sửa chữa, bảo dưỡng công trình khi bị xuống cấp, hư hỏng.
- Lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa trang thiết bị, cơ sở hạ tầng. Đề xuất việc cải tạo, sửa chữa, bảo dưỡng công trình khi bị xuống cấp, hư hỏng. Thực hiện công tác kiểm tra, kiểm kê tài sản, trang thiết bị định kỳ hàng năm theo quy định; đảm bảo hệ thống điện thoại, điện, nước, phương tiện làm việc phục vụ hoạt động của đơn vị. Mua sắm, nhập, xuất vật tư, văn phòng phẩm phục vụ cho công tác chuyên môn, nghiệp vụ và các hoạt động khác của đơn vị theo quy định hiện hành của Nhà nước; Quản lý kho hành chính của đơn vị.
- Chuẩn bị cơ sở vật chất, hoạt động lễ tân, phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, sự kiện của Trung tâm.
- Quản lý và điều phối phương tiện ô tô phục vụ công tác của đơn vị.
- Thực hiện công tác vệ sinh môi trường, phòng chống dịch bệnh, chăm sóc sức khỏe cho viên chức, người lao động trong cơ quan.
2.2. Công tác tổ chức cán bộ
- Thực hiện các thủ tục hợp đồng lao động, tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều chuyển, nghỉ hưu, cho thôi việc đối với viên chức, người lao động theo quy định của pháp luật và các văn bản có liên quan.
- Quản lý hồ sơ nội vụ và hồ sơ cán bộ; thực hiện quy trình quản lý nhân sự, bổ sung hồ sơ lý lịch hàng năm theo quy định.
- Giải quyết chính sách lao động tiền lương và những chế độ chính sách khác theo quy định của pháp luật.
- Xây dựng các đề án nhân sự đáp ứng yêu cầu hoạt động của Trung tâm; Tổ chức, xây dựng và thực hiện công tác quy hoạch, đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, xây dựng các phương án về xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý; phối hợp với các phòng chuyên môn, nghiệp vụ xây dựng và thực hiện kế hoạch, chương trình đào tạo bồi dưỡng ở trong và ngoài nước; thực hiện các thủ tục chế độ chính sách khi cử người đi học, đào tạo, bồi dưỡng kiến thức.
- Tham mưu xây dựng và tổ chức triển khai thực hiện các nội quy, quy chế của cơ quan.
- Thường trực Hội đồng Thi đua, Khen thưởng, Hội đồng Kỷ luật, Hội đồng lương của đơn vị; thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật theo sự phân công của Giám đốc.
2.3. Công tác kế hoạch - tài chính
- Chủ trì, phối hợp với các phòng chuyên môn, nghiệp vụ xây dựng và trình Giám đốc phê duyệt chiến lược, chương trình mục tiêu, kế hoạch hoạt động ngắn hạn và dài hạn.
- Tổng hợp xây dựng dự toán năm của đơn vị, lập dự toán các khoản ngoài định mức trình lãnh đạo đơn vị và các cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật. Phối hợp thực hiện các công tác có liên quan trong quá trình thanh quyết toán, giải trình với các cơ quan thanh tra, kiểm toán.
- Tổ chức xây dựng mức thu phí, lệ phí để trình các cấp thẩm quyền xem xét phê duyệt.
- Phối hợp với các phòng chuyên môn thực hiện nghiệp vụ thu, chi ngân sách các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ và các hoạt động khác của cơ quan theo quy định hiện hành của Nhà nước.
- Thực hiện việc chi trả lương tháng, các chế độ, chính sách cho viên chức, người lao động theo quy định hiện hành của Nhà nước.
- Tổ chức ghi chép hạch toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ các nghiệp vụ kế toán phát sinh; thực hiện và báo cáo kết quả kiểm kê tài sản và đề xuất các biện pháp giải quyết.
- Quản lý quỹ tiền mặt của đơn vị; quản lý hồ sơ, chứng từ thanh quyết toán theo quy định hiện hành của Nhà nước.
- Lập và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán và quyết toán theo quy định hiện hành của Nhà nước.
- Kiểm soát chứng từ tạm ứng và thanh toán tạm ứng trình Giám đốc. Phê duyệt và tổ chức đôn đốc thu hồi các khoản tạm ứng đến thời hạn thanh toán.
- Cung cấp số liệu kế toán để phục vụ công tác lập kế hoạch, chiến lược và xây dựng các mức thu trên cơ sở các quy định hiện hành của Nhà nước về bảo mật thông tin.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc thực hành tiết kiệm, chống lãng phí của Trung tâm theo quy định của pháp luật.
2.4. Công tác an ninh, bảo vệ
- Xây dựng phương án bảo vệ đảm bảo trật tự an ninh, an toàn trong phạm vi cơ quan.
- Xây dựng nội quy, quy chế bảo vệ an ninh trật tự và an toàn phòng chống cháy, nổ. Tổ chức lực lượng tuần tra, canh gác.
- Thực hiện các kế hoạch, phương án, biện pháp bảo vệ an ninh trật tự và phòng chống cháy nổ trong toàn cơ quan.
- Trông giữ xe, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác và tham gia các hoạt động, sự kiện của đơn vị.
- Kiểm tra, kiểm soát người và phương tiện, tài sản ra vào cơ quan theo đúng nội quy, quy định. Tài sản mang ra khỏi cơ quan phải có giấy cho phép của đơn vị quản lý tài sản hoặc phòng Hành chính- Tổng hợp.
- Quản lý và sử dụng thành thạo phương tiện, dụng cụ phục vụ cho công tác đảm bảo an toàn, an ninh, chữa cháy.
- Đôn đốc kiểm tra việc chấp hành các nội quy, quy chế của cơ quan, phát hiện và đề xuất biện pháp xử lý các hành vi vi phạm, đảm bảo công tác bảo vệ nội bộ.
- Phối hợp với chính quyền địa phương, cơ quan công an các cấp, các tổ chức quần chúng xây dựng phong trào bảo vệ an ninh và trật tự an toàn xã hội, công tác phòng cháy, chữa cháy của cơ quan.
2.5. Công tác cấp thẻ bạn đọc
Thực hiện xã hội hóa, vận động thu hút các tổ chức, cá nhân tham gia xây dựng, phát triển thư viện và văn hóa đọc theo quy định của pháp luật. Thực hiện việc cấp thẻ bạn đọc theo quy định của pháp luật.
2.6. Công tác hợp tác quốc tế và khai thác dịch vụ
- Thực hiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn hóa và thư viện, các hoạt động của các tổ chức quốc tế về văn hóa và thư viện; xây dựng và tiếp nhận các dự án tài trợ cơ sở vật chất, trang thiết bị và dự án đào tạo, bồi dưỡng do tổ chức nước ngoài tài trợ theo quy định của pháp luật.
- Khai thác có hiệu quả cơ sở vật chất đã được nhà nước đầu tư.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc tổ chức cung cấp dịch vụ sự nghiệp công cơ bản, thiết yếu: Tổ chức và tham gia các hoạt động văn hóa, tuyên truyền lưu động, cổ động trực quan phục vụ nhiệm vụ chính trị, các dịch vụ sự nghiệp công khác được cấp có thẩm quyền phê duyệt.